Die E-Mail gehört zu den ältesten und bekanntesten Kommunikationsmitteln im Internet. Auch wenn man es kaum glauben mag, die erste E-Mail im heutigen Sinne wurde bereits 1971 versendet. Im Jahr 1984 wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen und seit 1996 ist die E-Mail-Technologie in Deutschland auch für die Öffentlichkeit zugänglich, die ersten öffentlichen E-Mail-Anbieter tauchen auf. Heute ist die E-Mail aus der Alltagskommunikation nicht mehr wegzudenken. Dennoch, oder vielleicht auch gerade deswegen, erreichen uns jede Woche Fragen zum Thema “E-Mails”. Wir haben die 5 häufigsten Fragen der letzten Monate gesammelt, um sie in diesem Beitrag zu beantworten.
1. E-Mails auf mehreren Geräten abrufen (IMAP)
E-Mails können mit mehreren Geräten gleichzeitig verwaltet werden, also zum Beispiel mit einem Computer, einem Smartphone und einem Tablet. Man spricht hierbei auch vom “Synchronisieren”. Wichtig ist es, hierfür das sogenannte IMAP-Verfahren zum Abrufen der E-Mails zu verwenden. Nur dann ist es möglich, dass die E-Mails auf allen Geräten auf dem gleichen Stand sind, also synchronisiert werden. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, so landet diese Mail nämlich zuerst auf dem Mail-Server Ihres E-Mail-Anbieters (salopp gesagt, ein großer Computer des E-Mail-Anbieters). Nehmen wir an, die Mail wird jetzt von Ihrem Computer abgerufen, gelesen und beantwortet. Diese Informationen werden nun automatisch an den Mail-Server übergeben. Auch dort wird die Mail jetzt als gelesen und beantwortet markiert. Die Informationen wurden also synchronisiert. Öffnen Sie Ihren Posteingang nun mit einer Mail-App auf dem Smartphone, so wird die Mail auch dort bereits als gelesen und beantwortet angezeigt, die E-Mail ist auf allen Geräten und auf dem Mailserver auf dem gleichen Stand. Achtung: Löschen Sie eine Mail auf einem der Geräte, so wird die E-Mail folglich auch auf den anderen Geräten gelöscht. Lesen Sie hierzu auch:
Was bedeutet eigentlich IMAP und POP3?
2. Webmail, E-Mail-Programm und Apps
Es gibt im Grunde genommen drei Wege, wie E-Mails im Alltag typischerweise abgerufen werden. Jeder E-Mail-Anbieter hat eine Internetseite, auf der man sich mit E-Mail-Adresse und dem zugehörigen Passwort anmelden kann. Der Zugriff erfolgt hierbei über den Internetbrowser, man nennt dies auch Webmail. Der große Vorteil: auf diese Weise können Sie von überall auf Ihre E-Mails zugreifen, auch von einem fremden Computer aus oder wenn auf Ihrem Computer das E-Mail-Programm nicht mehr funktioniert. Damit sind wir beim zweiten Weg, dem E-Mail-Programm. Wir empfehlen das kostenfreie “Thunderbird”, besonders bekannt ist auch das “Outlook”, zudem gibt es vorinstallierte E-Mail-Programme bei Windows und auf Apple-Computern. Der Vorteil der E-Mail-Programme: Man kann mehrere E-Mail-Adressen auf einmal abrufen, außerdem wird das Passwort für die Adressen gespeichert. So kann das Programm im Hintergrund für uns stets nach neuen E-Mails schauen, ohne dass wir ständig das Passwort neu eingeben müssen oder auf der Internetseite gezielt nach neuen Mails schauen müssen. Und dann gibt es noch die E-Mail-Apps, die genau die gleiche Aufgabe wie ein E-Mail-Programm des Computers übernehmen, nur eben auf dem Smartphone oder Tablet. Die Auswahl an E-Mail-Apps für das Smartphone/Tablet ist aber deutlich größer und damit etwas verwirrend: Jeder E-Mail-Anbieter hat seine eigene App zum Abrufen der Mails, zudem gibt es Mail-Apps, mit denen man mehrere E-Mail-Adressen verschiedener Anbieter abrufen kann. Achtung: bei manchen E-Mail-Anbietern muss man das Abrufen der Mails per Programm oder App erst in den Einstellungen beim E-Mail-Anbieter erlauben. Dafür müssen Sie sich auf der Internetseite des E-Mail-Anbieters anmelden. Wie das geht, können Levato-Mitglieder in unserem E-Mail-Kurs erfahren. Hier gibt es die passenden Filme:
E-Mail-Kurs: Adresse mit Programm abrufen
3. Volles Postfach und lokale Ordner
Im Laufe der Zeit kann es passieren, dass der Speicherplatz im E-Mail-Postfach voll läuft. Die verschiedenen E-Mail-Anbieter bieten unterschiedlich viel Speicherplatz für das Postfach an. Zum Vergleich: bei Google erhalten Sie für eine kostenfreie Gmail-Adresse 15 GB Speicherplatz, bei T-Online, GMX und WEB.de sind es nur 1GB im kostenfreien Tarif. Kein Wunder also, dass man hier irgendwann an die Grenzen stößt. Nun gibt es nun drei Lösungen: Entweder muss weiterer Speicherplatz gekauft werden oder es müssen E-Mails auf dem Mailserver gelöscht werden oder die E-Mails müssen an einem anderem Ort abgespeichert werden. Hierfür kann man sich die sogenannten “Lokalen Ordner” im E-Mail-Programm zunutze machen. Einen solchen lokalen Ordner können Sie beispielsweise in Thunderbird anlegen. E-Mails, die in diesen Ordner bewegt werden, werden lokal auf dem Computer gespeichert und nicht mehr auf dem Mailserver. So wird Speicherplatz im Mail-Konto frei, Sie können aber immer noch auf die Mails zugreifen. Der Zugriff ist dann aber nur noch auf dem Computer möglich, auf dem dieser lokale Ordner liegt. Auf anderen Computern oder am Smartphone hat man jetzt keinen Zugriff mehr auf diese speziellen E-Mails.
4. E-Mail-Passwort
Ganz wichtig ist das Passwort zur Mail-Adresse. Hier muss auf jeden Fall ein sehr sicheres und langes Passwort (mindestens 10 Zeichen) gewählt werden, bestehend aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Von Zeit zu Zeit ist es auch nötig, das Passwort zu ändern. Vor allem dann, wenn der Verdacht besteht, es könnte jemand Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto genommen haben oder Ihr Passwort erraten haben. Das Passwort ändern Sie auf der Internetseite Ihres E-Mail-Anbieters. Dafür müssen Sie sich zunächst mit dem bestehenden Passwort anmelden. In den Einstellungen können Sie dann ein neues Passwort vergeben. Ab diesem Moment müssen Sie sich mit diesem neuen Passwort anmelden, um Ihre E-Mails abzurufen. Besonders im Zusammenhang mit E-Mail-Programmen und Mail-Apps führt dies oft zu Verwirrungen und Problemen. Denn im E-Mail-Programm ist nach der Änderung noch Ihr altes Passwort gespeichert. Starten Sie das erste Mal nach der Passwortänderung das Programm, so können die Mails nicht mehr abgerufen werden, weil das Programm das neue Passwort noch nicht kennt. Es muss hier also nun auch das neue Passwort eingetragen werden.
5. Mehrere E-Mail-Adressen
Noch ein Hinweis zum Schluss: Es ist überhaupt kein Problem, mehrere E-Mail-Adressen zu besitzen. Dies kann sogar sehr hilfreich sein, nämlich um die Adressen für verschiedene Zwecke zu verwenden. Sie dürfen sich mehrere kostenfreie Mail-Adressen beim gleichen E-Mail-Anbieter anlegen, Sie können auch verschiedene Mail-Adressen von verschiedenen Anbietern verwenden. So ist es denkbar, eine Adresse nur für private Zwecke zu nutzen, eine nur für offizielle Schreiben und eine Adresse nur zur Anmeldung bei Internetdiensten zu verwenden.
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In einer Zusammenarbeit zwischen diesem Magazin und Levato verfassen Andreas Dautermann und Kristoffer Braun regelmäßig Beiträge für diesen Blog. Ihre Themen: Computer, Internet und Smartphone. Auf www.levato.de helfen sie älteren Menschen beim Umgang mit neuen Medien und Technologien. Dafür wurden sie bereits mehrfach ausgezeichnet. Weitere Hilfestellungen zu Computer, Internet und Smartphone gibt es auf www.levato.de.
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