Es ist soweit: Zum Ende des Jahres schafft Microsoft die Mail-App bei Windows 10 und Windows 11 ab und ersetzt diese durch eine neue kostenlose Outlook-Version. Wenn Sie die Windows-Mail-App verwenden, so haben Sie sicherlich schon seit einigen Monaten den Hinweis entdeckt, dass dieses Programm demnächst durch Outlook ersetzt wird, zudem gibt es einen Schieberegler, mit dem man das neue Outlook testen und bereits umsteigen kann. Wir haben dies für Sie getestet. Das passende Video dazu können Mitglieder hier ansehen.

Warum ersetzt Microsoft die Mail-App?

Die Umstellung ist Teil von Microsofts Strategie, die Benutzererfahrung über die verschiedenen Anwendungen hinweg zu vereinheitlichen und die Wartungskosten für mehrere Mail-Apps zu senken. Die neue Outlook-App basiert dabei auf der Webversion von Outlook (Outlook.com) und soll den Funktionsumfang und die Optik einheitlicher gestalten. Die neue Outlook-App wird etwas mehr Funktionen bieten als die alte Windows-Mail-App. Durch die Vereinheitlichung kann Microsoft außerdem schneller Updates und Sicherheitsverbesserungen bereitstellen, was die App für Nutzer sicherer macht. Der Support für die alte Mail-App wird allmählich reduziert, bis dieser sehr bald komplett eingestellt wird.

Neues Outlook und klassisches Outlook

Durch diese Neuerungen gibt es jetzt zwei Outlook-Versionen, die nebeneinander existieren: die neue, kostenlose Outlook-App und die kostenpflichtige Vollversion von Outlook, die Teil von Microsoft 365 ist. Das kann zu Verwirrungen führen. Wir klären auf:

Um das neue Outlook zu nutzen, benötigt man ein kostenloses Microsoft-Konto. Die App wurde nämlich so entwickelt, dass sie ohne ein Microsoft-Konto nicht funktioniert, da sie stark auf die Cloud-Dienste von Microsoft angewiesen ist, und zwar für die Synchronisierung von E-Mails, Kalendern und Kontakten. Das bedeutet im Klartext: Selbst wenn Sie ein Konto von einem Drittanbieter wie zum Beispiel Gmail in der neuen Outlook-App hinzufügen, wird die Synchronisation zwischen Ihrem Gerät und den Servern dieses Anbieters (in diesem Fall Google) über Microsofts Cloud gesteuert. Die E-Mail-Daten werden also über Microsofts Server weitergeleitet, bevor sie in der App erscheinen. Microsoft speichert sie jedoch nicht dauerhaft, sondern dient nur als Zwischenspeicher zur Optimierung der Synchronisation. Das bedeutet außerdem: Ohne Internetverbindung kann man auf viele Funktionen der App, wie das Suchen in Nachrichten oder das Öffnen von Anhängen, nicht zugreifen. Die App speichert abgerufene E-Mails standardmäßig nicht lokal ab. Eine vollständige Offline-Funktion, bei der alle E-Mails dauerhaft auf dem Gerät gespeichert werden, wie es bei traditionellen E-Mail-Programmen (z. B. bei Thunderbird oder der kostenpflichtigen Outlook-Version) üblich ist, ist nicht Teil der neuen Outlook-App.

Ein (kostenpflichtiger) Microsoft 365-Zugang ist für die grundlegende Nutzung der neuen Outlook-App aber nicht erforderlich. Mit einem kostenlosen Microsoft-Konto kann man die Basisfunktionen von E-Mail, Kalender und Kontakten nutzen.

Nur wer die erweiterten Funktionen, den Offline-Zugriff auf alle Mails und die Anbindung an weitere berufliche Microsoft-365-Dienste nutzen möchte, der benötigt einen kostenpflichtigen Microsoft 365-Zugang für das “echte” Outlook.

Ärgerlich: Microsoft blendet Werbung ein

Microsoft hat in der neuen Outlook-App sogar Werbeanzeigen integriert, dies haben wir auch direkt bei unserem ersten Test festgestellt. Die Platzierung der Werbung ist Teil des Geschäftsmodells, um die neue Mail-App kostenfrei für alle Windows-Nutzer anbieten zu können. (Man kann als Option auf ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement umstellen, dann erhält man ein werbefreies Outlook.) Die Werbung in der neueu Mail-App kann nach unseren Recherchen an verschiedenen Stellen auftauchen:

1) Wenn Sie ein E-Mail-Konto von Drittanbietern wie Gmail, GMX oder T-Online in der kostenlosen Outlook-App verwenden, werden Anzeigen in der Nachrichtenliste des Posteingangs erscheinen. Diese Anzeigen sehen oft wie normale E-Mails aus, sind aber als „Anzeige“ markiert.

2) Werbung kann auch in der Seitenleiste oder in anderen Bereichen der App angezeigt werden, zum Beispiel unterhalb der Kalenderfunktion oder bei den „Aufgaben“.

Microsoft nutzt dabei auch Daten aus Ihrem Microsoft-Konto und von Ihrem allgemeinen Nutzungsverhalten, um personalisierte Werbung zu schalten. Die Daten umfassen unter anderem Suchverläufe oder Interessen, die Sie bei anderen Microsoft-Diensten gezeigt haben.

Kostenfrei und werbefrei: Thunderbird

Diese Hintergründe und Neuerungen sind bereits etwas verwirrend und für Viele auch ärgerlich, weil man diese Änderung nicht stoppen kann. Die neue Mail-App von Microsoft erscheint vollautomatisch und ist fortan fester Bestandteil von Windows. Inklusive Werbung, gegen die man sich in der App nicht wehren kann. Wenn Sie das alles nicht möchten, also zum Beispiel keine Abwicklung über die Microsoft-Cloud und vor allem keine störende Werbung in Ihrem Posteingang, dann empfehlen wir Ihnen das kostenfreie und werbefreie Thunderbird von Mozilla. Die Vorteile von Thunderbird liegen auf der Hand: Es gibt keine kommerziellen Interessen von Mozilla, daher auch keine Werbung, weder in der Oberfläche noch getarnt als E-Mail im Posteingang. Thunderbird ist verfügbar für Windows, macOS und Linux. Es unterstützt die vollständige Offline-Verfügbarkeit Ihrer E-Mails. Es ist erweiterbar durch zahlreiche praktische Add-Ons und benötigt keine Cloud-Synchronisation. Es funktioniert mit nahezu allen E-Mail-Anbietern.

Weiterführende Informationen für Mitglieder:

Sehen Sie sich unser Video zum Umstieg von der Mail-App auf die neue Outlook-Version an. Hier geht es zum Video.

Lesen Sie im Archiv unseren ausführlichen Beitrag: Deshalb ist Thunderbird für uns das beste E-Mail-Programm.

Wir haben auch einen vollständigen Kurs mit über 30 Filmen zu Thunderbird im Angebot. Hier geht es zum Kurs.

Lesen Sie im Archiv unseren Beitrag: Was ist das Microsoft-Konto und wofür braucht man es? 

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