Arbeiten Sie bereits mit sogenannten Filterregeln in Ihrem E-Mail Postfach? Solche Regeln sind außerordentlich praktisch und können helfen, den Überblick im Postfach zu behalten. Aber Achtung: Filterregeln können sowohl direkt beim E-Mail-Anbieter auf der Internetseite angelegt werden als auch in Ihrem E-Mail-Programm auf dem Computer, sofern Sie eines verwenden. Welche Möglichkeiten es dabei gibt, das hängt vom E-Mail-Anbieter und vom verwendeten Programm ab. Besonders umfangreich sind die Möglichkeiten in dem E-Mail-Programm Thunderbird, das wir in unserem Kurs ausführlich vorstellen. Die Filme dazu haben wir erst kürzlich komplett überarbeitet. Wir möchten Ihnen dazu heute ein paar Tipps geben, wie man solche Regeln sinnvoll nutzen kann.

Was sind Filterregeln?

Mit Filterregeln können eingehende E-Mails automatisch im Ordner einsortiert werden und diverse weitere nützliche Aktionen durchgeführt werden, wie zum Beispiel, dass die Mails automatisch gelöscht werden, als gelesen markiert oder mit einem bestimmten Schlagwort versehen werden. Solche Regeln bestehen dabei immer aus zwei Komponenten: einer Bedingung und einer Aktion. Die Bedingung könnte beispielsweise sein, dass die E-Mail von einem bestimmten Absender kommt oder ein Schlagwort enthält. Die Aktion könnte beispielsweise sein, dass diese E-Mail in einen speziellen Ordner einsortiert wird. Es können auch mehrere Bedingungen miteinander kombiniert werden und es können mehrere Aktionen ausgeführt werden. Die Regeln können Sie selbst anlegen und nach Ihren Wünschen konfigurieren.

Ideen für Filterregeln

E-Mails mit Regeln in spezielle Ordner einzusortieren, das ist sicherlich der typischste Fall einer Filterregel überhaupt. So lassen sich E-Mails von Freunden oder Familienmitgliedern automatisch in gesonderten Ordnern aufbewahren, um diese im Posteingang von anderen E-Mails wie Rechnungen, Newslettern oder Werbung zu trennen. Es gibt aber noch sehr viel mehr, was man mit solchen Regeln machen kann.

So können Sie mit Filterregeln beispielsweise einen eigenen kleinen Spam-Filter oder eine eigene Whitelist einrichten. Als Whitelist bezeichnet man eine Liste von Adressen, deren E-Mails auf jeden Fall zugestellt werden und somit niemals versehentlich im Spam-Ordner landen. Dafür kann man eine Regel für eine bestimmte E-Mail-Adresse anlegen und als Aktion festlegen, dass E-Mails von diesem Absender niemals in den Spam-Ordner verschoben werden dürfen. Auf eine ähnliche Weise kann man sich einen eigenen kleinen Spam-Filter bauen, in dem man bei einer neuen Regel angibt, dass alle E-Mails, die einen bestimmten Begriff enthalten oder von einer bestimmten Person versendet werden, immer sofort in den Spam-Ordner verschoben werden oder zum Beispiel direkt gelöscht werden.

In Thunderbird können eingehende E-Mails auch mit Schlagwörtern versehen werden. So kann man E-Mails farblich markieren und zum Beispiel berufliche E-Mails, private E-Mails oder E-Mails von Vereinsmitgliedern voneinander trennen und hervorheben. Auch das funktioniert mit Filterregeln. Man wählt hier am besten wieder als Bedingung die Absender-Adresse oder den Namen des Absenders aus und legt als Aktion fest, dass alle E-Mails von dieser Person mit dem Schlagwort “privat” oder “beruflich” markiert werden sollen. So erkennt man die betreffenden E-Mails im Posteingang auf einen Blick. Es müssen also nicht immer E-Mails in einen Ordner verschoben werden, um für mehr Übersicht zu sorgen.

Weitere Möglichkeiten für Filterregeln sind zum Beispiel, dass man bestimmte E-Mails automatisch als gelesen markiert oder nach Größe des Anhangs filtert. So kann man besonders große Mails, die viel Speicherplatz verbrauchen, in einen eigenen Order verschieben.

Wir haben einen besonders langen Film für Sie erstellt, in dem wir zeigen, wie man Ordner erstellt und dafür Filterregeln anlegt. Viele weiterführende Filme finden Sie in unserem Kurs zu Thunderbird!

Nicht nur in Thunderbird

Filterregeln können natürlich nicht nur in Thunderbird angelegt werden. Jedes andere E-Mail-Programm bietet diese Möglichkeit ebenfalls an. Schauen Sie hierfür in den Einstellungen Ihres Programms nach, falls Sie kein Thunderbird verwenden. Auch beim E-Mail-Anbieter auf der Internetseite kann man solche Regeln anlegen. Dort sind die Möglichkeiten aber meist nicht ganz so umfangreich. Hier zwei Beispiele für T-Online und GMX:

Bei T-Online finden Sie die Filterregeln im E-Mail-Center in den Einstellungen (Zahnradsymbol rechts oben) und dann unter dem Menüpunkt „E-Mail-Optionen“. Klicken Sie auf „Filterregel hinzufügen“, geben Sie der Regel einen Namen und bearbeiten Sie dann die Bedingung und die Aktion. Sehr viele Möglichkeiten gibt es an dieser Stelle leider nicht. Thunderbird ist umfangreicher.

Bei GMX finden Sie die Filterregeln in den Einstellungen im Bereich „Ordner“. Es gibt hier vorgefertigte häufig genutzte Regeln wie „E-Mail nach Absender verschieben“ und „E-Mail nach Betreff verschieben“. Darunter haben Sie die Möglichkeit, eine eigene, benutzerdefinierte Regel zu erstellen. Klicken Sie auf „Eigene Filterregeln erstellen“ und legen Sie dann Bedingung und Aktion fest. Danach klicken Sie zum Abschließen auf „Filterregel einrichten“.

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