Jeden Tag empfangen und senden wir E-Mails – und Sie wahrscheinlich auch. E-Mails gehören damit zum absoluten Standard der Computer-, Smartphone- und Tabletnutzung. Dennoch gibt es rund um das Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails viele Stolpersteine. Wir beantworten drei der häufigsten Fragen zu E-Mails.

1. Wie kann ich gelöschte Mails finden und wiederherstellen?

Ein falscher Klick, eine falsche Bewegung mit der Maus oder eine versehentliche Tastenkombination, schon ist eine Mail ungewollt gelöscht oder verschoben. Sehr oft erhalten wir Anfragen zu verschwundenen Mails. Wenn Sie eine E-Mail versehentlich löschen, landet sie in der Regel erst einmal im sogenannten Papierkorb (manchmal auch „Gelöschte Elemente“ oder „Trash“ genannt). Dort bleibt sie – je nach Anbieter – oft 30 Tage lang gespeichert, bevor sie endgültig gelöscht wird. Suchen Sie in der Ordnerliste den Papierkorb oder „Gelöschte Elemente“. Klicken oder tippen Sie auf den Ordner. Suchen Sie die gelöschte Nachricht in der Liste. Wenn Sie sie gefunden haben, können Sie sie wiederherstellen, zum Beispiel durch ein Verschieben zurück in den Posteingang oder durch einen Rechtsklick und „Wiederherstellen“.

Für verschwundene Mails gibt es sehr häufig noch einen anderen Grund: Die E-Mail wurde versehentlich mit der Maus in einen anderen Ordner verschoben. Das passiert schnell: Wenn man beim Klicken auf eine E-Mail die Maustaste zu lange gedrückt hält und dabei die Hand ein wenig bewegt, wird die Nachricht ungewollt „mitgenommen“ und in einen anderen Ordner verschoben – oft ohne es zu bemerken. So finden Sie die E-Mail wieder: Werfen Sie einen Blick in die anderen Ordner in Ihrem Postfach, insbesondere in Ordner wie „Entwürfe“, „Gesendet“, „Archiv“, „Spam“ oder Ordner, die Sie vielleicht selbst angelegt haben. Tipp: Sortieren Sie die Ordner nach Datum, um die E-Mail schneller zu entdecken.

2. Mein Postfach ist voll, was kann ich tun?

E-Mails werden normalerweise nur als Kopie auf den Computer heruntergeladen, das “Original” verbleibt auf dem Server des E-Mail-Anbieters liegen. Der Vorteil dabei ist, dass wir mit vielen verschiedenen Geräten auf unsere E-Mails zugreifen können. Auch vom Smartphone, vom Tablet oder von einem fremden Computer aus können wir unser E-Mail-Postfach auf diese Weise abrufen. Alles ist überall auf dem gleichen Stand, man spricht vom Synchronisieren. Dafür wird das sogenannte IMAP-Verfahren verwendet. Es gibt aber einen Nachteil: Irgendwann ist der kostenfreie Speicherplatz beim E-Mail-Anbieter voll. Nun gibt es vor allem drei Möglichkeiten: Mails löschen, Mails auslagern in lokale Ordner oder Speicherplatz beim Mail-Anbieter hinzukaufen.

Beim Löschen sind es vor allem die E-Mails mit großen Anhängen (Fotos und insbesondere Videos), die man löschen sollte. Sie verbrauchen deutlich mehr Speicherplatz als reine Text-Mails. Denken Sie beim Löschen auch daran, einmal in den Gesendet-Ordner zu schauen! Mit dem Löschen wird das Problem meistens aber nur kurzfristig gelöst, nach einiger Zeit ist der Speicher wieder voll.

Der Weg des “Auslagerns” funktioniert nur, wenn Sie die Mails am Computer mit einem E-Mail-Programm abrufen. Wir empfehlen dafür Thunderbird. Denn im E-Mail-Programm ist es möglich, sogenannte “Lokale Ordner” anzulegen. E-Mails, die in solche Lokalen Ordner verschoben werden, befinden sich zukünftig nicht mehr auf dem Mail-Server Ihres E-Mail-Anbieters und verbrauchen dort also keinen Speicherplatz mehr, sondern liegen “lokal” auf dem Computer, im E-Mail-Programm.

Die leichteste und schnellste Möglichkeit, bei der Sie alle E-Mails behalten und nichts auslagern müssen, ist das kostenpflichtige Erweitern des Speicherplatzes beim E-Mail-Anbieter. Alle E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit an, Speicherplatz hinzu zu kaufen. Obwohl viele Menschen davor zurückschrecken, sollte man dies in Erwägung ziehen. Es handelt sich in der Regel nur um wenige Euro pro Monat. Die kleine Investition erleichtert den digitalen Alltag deutlich. Sie werden das “Problem” des vollen Speichers sofort und ohne Zusatzmühe los, können alle alten Mails behalten und Sie haben eine dauerhafte Lösung.

3. Warum landen wichtige Mails plötzlich im Spam-Ordner?

Viele Menschen wundern sich, wenn wichtige Nachrichten – zum Beispiel von Familienmitgliedern, Freunden oder sogar von offiziellen Stellen – plötzlich im Spam-Ordner landen. Der Grund liegt meist nicht bei Ihnen, sondern an den automatischen Filtern, die E-Mail-Anbieter einsetzen.

E-Mail-Dienste wie GMX, Web.de, Gmail oder Outlook verwenden sogenannte Spam-Filter, um unerwünschte Werbung, Betrugsversuche oder gefährliche Anhänge zu erkennen und direkt auszusortieren. Diese Filter arbeiten mit festgelegten Regeln, achten auf bestimmte Wörter, Absender-Adressen oder ungewöhnliches Verhalten – und entscheiden dann automatisch, was als Spam gilt. Doch manchmal irren sich diese Filter leider, und dann landet auch eine ganz normale E-Mail im Spam-Ordner.

Was können Sie dagegen tun? Werfen Sie ruhig einmal pro Woche einen Blick in den Spam-Ordner. Wenn Sie dort eine fälschlich aussortierte Mail finden, markieren Sie sie als „Kein Spam“ – dadurch „lernt“ das System mit der Zeit dazu. Wenn Sie E-Mails von bestimmten Personen oder Organisationen immer zuverlässig erhalten möchten, speichern Sie deren E-Mail-Adressen in Ihrem Adressbuch. Viele Anbieter stufen solche Kontakte automatisch als „sicher“ ein. Manchmal sehen echte E-Mails aus wie Werbung oder Spam, enthalten aber wichtige Informationen (z. B. von Behörden, Versicherungen, Banken oder Arztpraxen). Auch diese können aus Versehen aussortiert werden – hier hilft ein prüfender Blick.

Und wenn Ihre eigenen E-Mails beim Empfänger im Spam landen, liegt das oft daran, dass die eigene Absenderadresse nicht im Adressbuch des Empfängers gespeichert ist, die Mail ungewöhnlich formatiert ist oder viele Links enthält, oder der Betreff (z. B. „Wichtige Info“ oder „Dringend“) vom System als verdächtig eingestuft wird. Hier hilft es ebenfalls, sich beim Empfänger als „sicher“ einstufen zu lassen, z. B. durch Aufnahme in die Kontakte. Daher empfehlen wir auch, dass Sie unsere E-Mail-Adressen zu Ihrem Adressbuch hinzufügen.

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